掌握了MYOB的基本步後,仍然可能面對一些疑難。以下是一些常遇困難的解決方案,希望能幫助您更有效地使用MYOB。

 

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1 資料審核及開設新年度(英) 

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2 資料滙出滙入(英)

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3 刪除或沖銷財務費用(英)

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4 銀行對帳(英) 點擊此處
5 處理負值貨存(英) 點擊此處
6 修正發票帳齡(英) 點擊此處
7 處理應付對帳之差額(英) 點擊此處
8 處理未收對帳之差額(英) 點擊此處
9 設定多種貨幣(英) 點擊此處
10 處理未兌現貨幣損益(英) 點擊此處

 

 

MYOB滙入資料

 

為方便客戶快速地把資料輸入,MYOB設有匯入功能,客戶可把資料從Excel/txt文字檔直接導入MYOB公司檔。您可以匯入下列資料: 帳戶、貨品、日記帳、客戶付款、收款、支出、繳付帳單、銷售、採購、卡片、項目、自訂列、聯絡紀錄、活動以及活動紙(只適用於MYOB Premier)和工時記錄表(只適用於MYOB Premier Plus).

 

 

要把資料從Excel/txt檔直接倒入MYOB公司檔,MYOB有指定格式。

如何獲得MYOB指定格式?  您可以利用MYOB設有的匯出功能,把MYOB檔內已有的資料匯出,匯出的txt檔就是MYOB範本格式,此時您可在Excel中開啟此MYOB txt範本,把匯入資料加入範本中,儲存為txt格式,便完成匯入檔。

匯出會計科目表例子:  

a) 按[檔案]>[匯出資料]>[總帳]>[帳戶內容]

b) 選擇以 [Tab] 鍵分隔或以逗號分隔的檔案格式

c) 在<匯出資料>頁,選擇[全部配對]或只剔選指定輸出資料(建議不剔選結餘),按[匯出]

d) 完成並儲存為TXT檔

 

您亦可不選擇使用匯出資料,直接下載以下簡單版Text範本:

 

1 會計科目表(Accounts List)
2 銷售發票(Open Invoices)
3 採購訂單(Open Orders)
4 客戶資料(Customers List)
5 供應商資料(Suppliers List)
6 貨品清單(Items List)
7 日記帳 (General Journal Entries)

MYOB匯入資料檔是Txt格式檔。您可在Excel中開啟在步驟(1)匯出或下載的Txt資料檔,加入您將要匯入的資料,完成後儲存為txt檔。

   

a) 每次匯入資料前,先將MYOB公司檔備份(匯入資料後,則不能還原) 

b) 在MYOB開啟公司檔後,選擇[檔案]>[匯入資料]>,然後選擇要匯入的資料類型,這時會開啟匯入檔案視窗。

c) 選擇[以Tab鍵分隔] [總類記錄] ,並指示MYOB如何處理雙重記錄(拒絕記錄或更新現有記錄),按[繼續] 

d) 選擇滙入資料檔

e) 將匯入欄位配對到相應匯入欄位

f) 完成配對後,便可按[匯入],視窗會顯示成功滙入(完成)或不成功滙入(略過) 的數量及出現警告的數量

a) 步驟(3)最後視窗顯視匯入了多少記錄,若顯示有略過記錄或警告,有關詳情可到顯示之資料夾查看。

b) 資料夾會顥示原因,您要修正有關錯誤,重新匯入資料。

MYOB 表單設計

 您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購,同時列印各類表單,例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做,包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。

 

 

MYOB 工具列

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以下是設定發票例子:  

a) 登入菜單[設定],選 [自訂表單格式],點選表單類別,例如發票。

 自訂表單格式

b) 在[銷售格式]中選 [貨品],在選[自訂格式]中選 "MYOB Premier Plus’s 預設發票",按[格式設定]。

 自訂表單格式

c) 在工具列按T,滑鼠在"公司地址"下面按一下加入文字欄,在文字欄按兩下,加入文字 "電話:"。

自訂表單格式

按工具列中第一個按鈕,選"電話 #1"(客戶電話)。把欄位移至"電話"標題的右側。

 自訂表單格式

自訂表單格式

在工具列中按第四個按鈕,為"公司資料"加入四周框線。

自訂表單格式

自訂表單格式

工具列中按第三個按鈕,滑鼠在圖片位置按兩下,按[讀取圖片]並選擇 "Logo.jpg",調整圖片大小。

 自訂表單格式

自訂表單格式

刪除"已計稅"一欄,按工具列中第一個按鈕,選"貨品自訂欄#1",取替“已計稅”欄位。

自訂表單格式

自訂表單格式

按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”,按“確認。

自訂表單格式

 

MYOB 開設新年度

 

年結完成(開新會計年度)後,該年度的資料會被鎖定,不能更改。建議您完成調整後,才進行年結,便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。

在開新會計年度時:

  • 上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額,則該金額將被取代
  • 本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
  • 所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
  • 已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目,會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省

準備好,便可按以下步驟開新會計年度。   

a) 進入“檔案”菜單,選“開設新年度”> “開新會計年度”,開設新會計年度前先備份。

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MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HKb) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命及儲存到指定位置

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HKc) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份,此時您亦可更改最後月份。您不一定需要以一整年或12個月作為年結時期,若需要,可選6個月。

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a) 決定是否"保留未存資金總款收據及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減” 

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 b) 決定是否"減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HKc) 決定是否"保留上個會計年度的已付款交易”,並指明保留此日期以後的記錄:FY2013 (或其他以往年份)

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HKd) 剔選保留有未對帳的帳戶

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HKe) 按 “開新會計年度”去開設新年度

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進入[設定]>[公司資料],檢查是否已顯示新會計年度 

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